Publications
Partners
Kantoorruimte kos geld, en al hoe meer Suid-Afrikaanse maatskappye bekyk maniere om hul werkruimte optimaal te benut.
Kantore met ’n enkele lessenaar daarin kan gou iets van die verlede wees, want so ’n kantoor kan volgens Peter Townshend, besturende direkteur van Know More, ’n maatskappy tot R150 000 per jaar kos om aan die gang te hou. Know More is ’n navorsingsgroep wat inligting oor werkplekke insamel en dit gebruik om doeltreffende werkruimte te skep.
In Europa gebruik die meeste nuwe kantore die beginsel aktiwiteitsgebaseerde werk (activity based working) oftewel dat die onderneming se kantoorruimte verdeel word in verskillende werkruimtes waarin spesifieke aktiwiteite plaasvind.
“Dink aan die beginsel van twee of meer mense wat ’n werkstasie deel, maar op ’n baie groter skaal,” verduidelik hy.
Werkers in ’n aktiwiteitsgebaseerde kantoor het nie ’n eie lessenaar of enige ruimte wat eksklusief aan hulle behoort nie.
“Dit is ’n eienaarlose omgewing en personeellede kan kom en gaan soos hulle wil en werk waar hulle die gemaklikste is.”
’n Mens sien in jou geestesoog reuse-oopplankantore waar ’n mens moet veg vir ’n plek om te sit en werk, maar Townshend sê dit is glad nie so onpersoonlik nie.
“Navorsing toon dat mense in elk geval net 52% van hul tyd by die kantoor agter die lessenaar deurbring – voeg hierby die verband tussen beweeglikheid en produktiwiteit, en dit maak net sin om personeel toe te laat om rond te beweeg terwyl hulle werk.”
Werk volg ’n mens waar jy ook al is, weet dié van ons met slimfone en skootrekenaars reeds, en Townshend se argument is dat die kantoor ingerig moet word om hierdie werklikheid te weerspieël.
Maar om die voordele van so ’n kantoor te benut, moet maatskappye die tegnologie hê wat dit kan ondersteun, soos WiFi en selfone.
“Dit is nie meer regtig ’n probleem nie. Al wat werklik nodig is, is ’n veilige internetkonneksie en ’n skootrekenaar.”
’n Veel groter uitdaging is dat die maatskappy se bestuurstyl moet verander. Die idee is nie meer om jou werknemers te “polisieer”nie, maar om groter aanpasbaarheid moontlik te maak sodat hulle meer kreatief en produktief kan wees.
Townshend erken om Suid-Afrikaanse bestuurslui daarvan te oortuig dat die grootte van hul kantoor nie meer hul status weerspieël nie, is ’n uitdaging en dat daar sekere maatskappye is waar hierdie loslit-kantoorruimte nie gaan werk nie.
“Die doel is eerder om kantoorruimte optimaal te gebruik as om revolusionêre verandering teweeg te bring.”
Die eerste stap is om te kyk hoe die kantoor tans werk, navorsing te doen oor presies watter aktiwiteite plaasvind en hoe lank elkeen neem. Met ’n wiskundige model kan dan bereken word hoeveel ruimte vir die maatskappy se aktiwiteitsprofiel nodig is.
Volgens Townshend is die gemiddelde ruimtebesparing met hierdie benadering tot 45%.
“Die oortollige ruimte kan verhuur word of gebruik word om iets soos ’n gimnasium vir die personeel of ekstra komiteekamers in te rig.”
Die bevindings in sy navorsing oor mense se voorkeur-werkplek is interessant. “Ons het werknemers gevra op watter plek in die huis hulle die graagste hul kantoorwerk doen – en die antwoord was in die bed of op die rusbank.”
Uiteraard kan ’n mens nie jou bed kantoor toe bring nie maar in ’n aktiwiteitsgebaseerde werkplek is daar heelwat rusbanke.
Daar is ook ander ruimtes, soos toonbanke, waar ’n mens kan koffie drink en werk, soos in ’n restaurant, of die kantoor word omgeskep in ruimtes waar spanne saam kan sit en werk.
Daar is ook groot produktiwiteitsvoordele. Personeellede sê hulle het makliker toegang tot bestuurders en kollegas en 55% sê hulle is meer produktief.
